Beneficios. Habitar la Torre de Babel
Una aproximación estratégica para los beneficios para empleados.
Los beneficios constituyen un amplio y diverso enjambre que incluye prestaciones, servicios y múltiples conceptos. Al analizarlos y compararlos, pueden diferir considerablemente en su naturaleza e impacto, lo que dificulta gestionarlos bajo un mismo marco conceptual. El enfoque de gestión basado en el diseño de experiencias aporta herramientas y conceptos que permiten una convivencia armónica entre estos elementos, otorgándoles mayor coherencia y alineándolos hacia un impacto tangible y concreto.
Definir una filosofía de beneficios y responder a la pregunta: ¿Qué es y qué no es un beneficio en esta organización? puede resultar un ejercicio valioso. Esta definición debe contemplar las posibilidades y el impacto en el negocio, la cultura organizacional y lo que buscan y necesitan las personas, reconociendo que no todos buscan lo mismo, ni en el mismo momento, ni siempre.
Como mencionaba en mi artículo ¿Importan los beneficios?, el enfoque de experiencias aporta herramientas que permiten comprender cómo administrar el presupuesto de beneficios para lograr un impacto más eficiente tanto en el negocio como en los intereses de las personas. Pero hasta ahora me he referido a los beneficios de manera genérica. Lo que propongo aquí es pensar en un Marco Estratégico de Beneficios (o Framework de Beneficios).
Un Marco Estratégico es un modelo teórico plausible que permite visualizar, de forma integral, aunque simplificada, los elementos esenciales que influyen en una determinada realidad organizacional. Su función principal es orientar la toma de decisiones, alineando objetivos, recursos y capacidades para facilitar una gestión sostenible en el tiempo. Este tipo de marco actúa como una guía conceptual que ayuda a comprender la complejidad del entorno, identificar prioridades y establecer relaciones entre variables críticas, facilitando así un abordaje coherente y sistemático de los desafíos estratégicos.
Como parte de este diseño estratégico y conceptual, clasificar los beneficios en base a su naturaleza y características diferenciadoras, permite lograr un orden y establecer el énfasis y la intención de la estrategia general. Desde nuestra gestión, hemos podido definir cuatro categorías:
• Coberturas: vienen a complementar o sustituir prestaciones por contingencias originadas en el ciclo de vida de la persona (salud, familia, retiro, vejez, incapacidad, muerte). Son susceptibles de ser cubiertos por algún tipo de producto o esquema de seguro, autoseguro o prepago. Son mayormente transversales y están dotados de cierto sentido solidario.
• Perks: incluyen aquellas prestaciones que están vinculadas con la función o la jerarquía. Algunos ejemplos son: vivienda en traslados, auto compañía / herramienta. Son mayormente condicionales y guardan un sentido selectivo.
• Servicios en el lugar de trabajo: facilitan la vida cotidiana del empleado desde el espacio físico o virtual de trabajo, reduciendo fricciones o necesidades externas. En esta categoría, a su vez, pueden distinguirse cinco niveles en base al tipo de necesidad que atienden:
- Servicios de bienestar personal: Enfocados en la salud física, mental o emocional del empleado. Por ejemplo: Consultorio médico in situ, Sala de lactancia, Atención psicológica / consejería, Clases de yoga / meditación / pausas activas, Masajes / cuidado corporal, Programas de ergonomía, etc.
- Servicios de vida diaria: Reducen gestiones cotidianas o tareas logísticas. Por ejemplo: Comedor o viandas subsidiadas, Servicios de lavandería o tintorería, Cajero automático / oficina bancaria, Estacionamiento gratuito o subvencionado, Servicios de mensajería / recepción de paquetes personales, Tienda interna (snacks, higiene, artículos de librería), Guardería o convenio con jardín maternal cercano, etc.
- Servicios para el trabajo: Apuntan a mejorar el desempeño o la comodidad en el entorno laboral. Por ejemplo: Espacios de coworking o salas de concentración, Lockers personales, Servicios IT presenciales / de soporte inmediato, Bibliotecas físicas o virtuales, Acceso a herramientas de productividad (apps, software premium, etc.), Kits de home office (para entornos híbridos), etc.
- Servicios de movilidad y traslado: Responden al desafío del desplazamiento físico al lugar de trabajo. Por ejemplo: Transporte privado / combis de acercamiento, Subsidio o tarjeta de transporte público, Estacionamiento para bicicletas, Duchas y vestuarios, Política de trabajo flexible combinada con infraestructura física de apoyo, etc.
- Servicios de desarrollo y aprendizaje: Aunque suelen clasificarse bajo capacitación o formación, cuando están disponibles in situ (física o virtualmente dentro de la jornada) también funcionan como un servicio. Por ejemplo: Talleres o microcursos in company, Apoyo para certificaciones, Biblioteca de recursos o plataformas internas, Coaching o mentoring presencial, etc.
• Ventajas: son condiciones o características del entorno laboral que resultan beneficiosas para un empleado, sin haber sido diseñadas ni gestionadas intencionalmente por la organización. Podría enfatizar definiendo esta categoría como decisiones empresariales que tienen impacto positivo en la vida de algunas personas, aunque también, en contrapartida, podría ser negativo o neutro para otras. Las ventajas surgen de la coincidencia entre el contexto personal del empleado y ciertas decisiones, ubicaciones o dinámicas organizacionales, generando una percepción positiva que impacta en la experiencia laboral. Ese ángulo relativo y subjetivo es, de hecho, lo que le da profundidad y valor al concepto de “ventajas”. Nos saca del terreno de lo “objetivamente bueno” y nos lleva a pensar en términos de ajuste personal, percepción y contexto individual. Esta relatividad puede analizarse considerando los siguientes puntos:
- No son universales sino contingentes. Lo que para una persona es una ventaja (vivir cerca de la oficina), para otra puede ser irrelevante o incluso un problema (quiere teletrabajo total, aunque viva a dos cuadras). Esto implica que no se pueden contar como “beneficios” en términos absolutos, pero sí pueden ser valorados subjetivamente y tener impacto real.
- Surgen de una interacción entre contexto personal y condiciones organizacionales, Las ventajas de conveniencia no residen exclusivamente en la empresa ni en el empleado, sino en el encuentro entre ambos mundos. El análisis debe incluir la perspectiva del empleado, no basta con que la organización observe las condiciones; hay que escuchar cómo son vividas.
- Impactan en la experiencia sin representar un costo directo para la empresa. Este tipo de ventajas puede aumentar el engagement o la satisfacción sin requerir inversión. Pero su efecto es desigual: sólo quien las percibe como tales las experimenta como ventaja. Son una fuente de valor de bajo costo y alta variabilidad, que pueden formar parte de un mapa más fino de la experiencia real.
La Comunicación en la Estrategia de Beneficios
Tengo un mantra: “si pensamos en implementar un beneficio, pero no se nos ocurre cuál sería la mejor forma de comunicarlo, entonces quizás debamos repensar si realmente es una buena idea implementarlo.”
Pensar en comunicación es pensar en cultura; en la verdadera cultura de la organización. Y los beneficios deben tener un anclaje claro en ella, no pueden ser elementos aislados ni decorativos.
Por eso, al evaluar un beneficio, vale la pena hacerse algunas preguntas clave que nos conecten con la cultura y nos orienten sobre cómo comunicarlo:
· ¿Qué mensaje implícito transmite este beneficio sobre nuestra forma de trabajar, nuestras prioridades y nuestra relación con las personas?
· ¿Refuerza valores que realmente promovemos o se apoya en un discurso que no se sostiene en la práctica?
· ¿Es un beneficio accesible y relevante para quienes conforman la organización hoy, o está pensado desde una lógica idealizada o minoritaria?
También es importante revisar cómo se comunica; no sólo qué se comunica. No alcanza con anunciar un beneficio: hay que narrarlo. El tono, los medios, los tiempos y las voces elegidas son tan importantes como el contenido. Una comunicación coherente con la cultura:
· Usar un lenguaje que las personas reconocen como propio.
· Apoyarse en referentes internos, no sólo en voces institucionales.
· Incorporar ejemplos, recordatorios y buenas prácticas.
· Evitar grandilocuencias si el beneficio es pequeño, o tecnicismos si lo que se busca es cercanía.
En definitiva, comunicar un beneficio no es “informar” sobre algo que se da, sino dar sentido a algo que se incorpora a la experiencia con la expectativa de que impulse a la consolidación de la cultura organizacional deseada.
Impacto
Vincular un beneficio con la cultura es sólo el primer paso. El segundo es asegurarnos de que sea coherente con el diseño de la experiencia del empleado que el negocio requiere, y que podamos evaluar su desempeño con indicadores claros. Medir impacto no es un ejercicio administrativo, es una forma de confirmar que el beneficio genera el valor esperado tanto para las personas como para la organización.
En este sentido, el marco estratégico de beneficios propone, entre otros, los siguientes indicadores:
- Tasa de uso: mide el porcentaje de personas que efectivamente utilizan el beneficio. Una tasa alta suele indicar relevancia y accesibilidad; una baja puede revelar problemas de comunicación, diseño o pertinencia.
- Tasa de reemplazo: indica en qué medida un beneficio sustituye a otro existente. Sirve para evaluar si la incorporación de una nueva propuesta genera redundancias o libera recursos.
- Presupuesto proyectado vs. ejecutado: compara lo planificado con lo realmente invertido. Este seguimiento no se limita al precio directo del beneficio, sino que incluye los costos asociados, como el headcount requerido para gestionarlo, el uso de espacio físico, servicios de consultoría, brokerage y otros gastos indirectos. Permite ajustar proyecciones y entender si el uso está por encima o por debajo de lo esperado.
- Relevancia: mide, en voz del empleado, cuán relevante es este beneficio para él.
- Valoración: mide el nivel de satisfacción de quienes utilizan el beneficio.
Tanto la Relevancia como la Valoración se miden con el mismo indicador de experiencia: StEX -Sentiment of Employee. Y en ambos casos, el “norte” estará definido por las definiciones de Cultura: para qué brindamos este beneficio, en qué elemento de la cultura definida buscamos impactar.
Todos estos indicadores, tomados en conjunto, permiten comprender el impacto de cada beneficio desde una perspectiva integral: cuánto se usa, qué reemplaza, cuánto cuesta frente a lo previsto y cómo es percibido por las personas. El análisis combinado de estas métricas ofrece una base sólida para decidir si un beneficio debe potenciarse, rediseñarse o retirarse, asegurando que el portafolio mantenga su coherencia con la cultura y con la experiencia del empleado que la organización busca promover.
En última instancia, medir impacto y comunicarlo son dos caras de la misma moneda: los datos otorgan legitimidad al beneficio, y la comunicación les da sentido y visibilidad dentro de la cultura organizacional. Sin impacto comprobado, la comunicación se vuelve cosmética. Sin comunicación efectiva, incluso el beneficio más valioso puede pasar inadvertido.
Herramientas
En esta parte del marco estratégico se incluyen todos los elementos necesarios para hacer el deployment de la estrategia, su bajada a tierra y su realización efectiva. Estos recursos, tanto tangibles como intangibles, son imprescindibles para garantizar que la gestión de beneficios se implemente de forma consistente, alineada y sostenible.
- Equipo y Champions: Se requerirá una estructura de puestos y una fuerza de trabajo que aporte el tiempo, el esfuerzo y la capacidad operativa necesarios para ejecutar las acciones que la gestión de beneficios demanda. Esto implica asumir un costo asociado a la dotación requerida. Además, será clave contar con Champions; personas que actúen como promotores e impulsores internos de los beneficios, fomentando su adopción y generando compromiso en la organización.
- HRIS (Human Resources Information Systems): Las plataformas y sistemas de gestión de RRHH deben facilitar la administración de beneficios, la trazabilidad de procesos y la integración con otros sistemas de la organización. Con la potencia de las herramientas actuales, es posible disponer de información y análisis sobre el impacto de los beneficios prácticamente en tiempo real, fortaleciendo la toma de decisiones basada en datos. En esta misma línea, es fundamental establecer con claridad:
- Qué indicadores (de uso, de experiencia, de costos) estaremos midiendo en cada caso.
- Con qué frecuencia y con qué instrumentos se hará el monitoreo
- Con qué actores estarán trabajando en cada caso para intervenir en la gestión.
- Proveedores: El alineamiento de los proveedores con las definiciones culturales y de negocio de la organización es esencial. Un proceso de due diligence permitirá identificar potenciales conflictos de interés, inconsistencias culturales y riesgos de incumplimiento legal, asegurando que las relaciones comerciales sean sostenibles y estén alineadas con los valores corporativos.
- Governance, Políticas y Procesos: Un marco claro de gobernanza, políticas y procedimientos que defina responsabilidades, estándares de calidad y mecanismos de control es fundamental para garantizar la consistencia y la equidad en la gestión de beneficios.
- Medios de Comunicación e Información: Canales internos efectivos para informar, explicar y reforzar el valor de los beneficios, asegurando que la comunicación sea clara, oportuna y bidireccional.
- Soporte Logístico: Recursos físicos, tecnológicos y de infraestructura necesarios para la implementación y continuidad de las iniciativas, incluyendo herramientas para la distribución, seguimiento y control.
En definitiva, la gestión eficaz de beneficios no depende de una sola herramienta o actor, sino de la articulación coherente entre un equipo comprometido y operativo, sistemas tecnológicos capaces de generar y analizar información de forma oportuna, y proveedores alineados con la cultura y los objetivos del negocio. Esta sinergia no solo optimiza la administración de beneficios, sino que también maximiza su impacto en las personas y en la organización en su conjunto.
Conclusión
Hace tiempo vengo pensando, y no deja de llamarme la atención, que la gestión de los beneficios en las organizaciones no tiene el peso y la profundidad que sí es más habitual encontrar en otras áreas de la gestión de personas. En ocasiones, se la considera un área menor dentro de la gestión de las recompensas.
Es un área que administra un presupuesto muy considerable, pero que, en ocasiones, por falta de cohesión en la gestión, queda disperso y sin una administración integrada. En consecuencia, la ineficiencia y la falta de foco suelen ser habituales.
Tampoco debemos olvidar el grado de exposición a contingencias que esta área genera: derechos adquiridos, gestión de proveedores, reputación corporativa, reclamos sindicales, juicios laborales, son solo algunos ejemplos del tipo de riesgo que la gestión lleva implícita.
Una vez que la organización activa determinados beneficios, es muy probable que conviva con ellos a largo plazo. Desactivar un beneficio puede traer consecuencias complejas y, por lo tanto, discontinuarlos puede ser un verdadero desafío. Tomar decisiones basadas en benchmarks o en tendencias de mercado sin analizarlas previamente desde un marco estratégico es un riesgo evitable.
Gestionar los beneficios con una mirada estratégica no solo previene problemas futuros: transforma un área muchas veces subestimada en una verdadera palanca de valor organizacional. Cuando se alinean las decisiones con una visión clara, los beneficios dejan de ser un gasto fragmentado para convertirse en una inversión que potencia la eficiencia, ayuda a descomprimir la presión sobre los salarios, proyecta coherencia cultural y refuerza el compromiso de las personas. Así, la organización no solo optimiza recursos: también fortalece su propuesta de valor al empleado, consolida su reputación como empleador y amplifica su marca empleadora, generando un círculo virtuoso que impacta de forma positiva y sostenible en el tiempo.
